A demanda de gestão eletrônica de processos e documentos do Confea originou-se em 2013, em razão da necessidade identificada pelo Conselho de tornar mais eficiente a tramitação de processos e o compartilhamento de informações.
Por meio de um estudo técnico, o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), software desenvolvido e cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), foi definido à época como primeira escolha de ferramenta eletrônica para a realização do processo administrativo.
O SEI é uma plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a eficiência administrativa. Trata-se de um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho, tendo como principais características a libertação do paradigma do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real. Ainda, o SEI viabiliza a gestão e a tramitação de processos e documentos eletrônicos entre unidades e órgãos da Administração Pública.
Fatores-chave para a escolha do SEI:
- Eliminação de papel;
- Interface intuitiva;
- Aumento da produtividade;
- Redução do tempo;
- Software de governo.
Critérios avaliados para escolha do SEI:
- Baixo custo;
- Compatibilidade com diversas tecnologias;
- Implantações bem-sucedidas;
- Gestão do conhecimento;
- Transparência.
Após um longo processo para sua efetiva implantação, hoje o SEI é realidade no dia a dia dos conselheiros, empregados, estagiários e menores aprendizes da Autarquia.
O SEI contribui para a atuação mais eficiente do Confea na medida em que otimiza as rotinas de trabalho, reduz o custo de operacionalização, proporciona celeridade processual, transparência e a organização do conhecimento gerado no âmbito do Conselho.
Outro benefício é a redução de custos para todas as partes, que não se traduz apenas na expressão monetária.
Além de sustentabilidade econômica e ambiental, a redução do uso de papel com a adoção do processo eletrônico promove comodidade de acesso das partes aos processos e documentos, em qualquer lugar, a qualquer tempo.
